Как провести методическое совещание в условиях самоизоляции?

Новые условия работы требуют новых решений. Рабочие встречи, методические совещания в большинстве образовательных организаций сейчас проходят в форме интернет-конференций. Как организовать взаимодействие сотрудников грамотно? Какую платформу использовать? Рассказывает Дарья Шуховцева, методист отдела развития Регионального центра технического творчества.

— Одной из форм коллективного профессионального взаимодействия и методической работы являются методические совещания. Вот список программ, которые удобно использовать для видеоконференций:

• Видеосвязь от мессенджеров (Whats App, Instagram, Viber)
• Facetime на платформе IOS
• Skype
• Zoom
• Google Hangouts (необходим аккаунт Google).

Почти все принципы классических совещаний применимы и для видеоконференций. В киберпространстве тоже полагается начинать совещание в запланированное время, определять цели, приглашать на него нужных людей и т.д.

Что стоит учесть при организации видеосвязи

• Регистрируйтесь в системе за 15 минут до начала совещания, поскольку для загрузки и установки некоторых онлайновых продуктов требуется время.
• Заблаговременно информируйте о предстоящем совещании всех участников.
• Рассылайте материалы для предварительного анализа задолго до начала совещания; обращайтесь к участникам с просьбой ознакомиться с этими материалами.
• Отключите уведомления на компьютере. Всплывающие окна и звуки будут отвлекать вас.
• Включайте микрофон и видеосвязь только, когда хотите высказаться. Это поможет сократить трафик и улучшить передачу сигнала: не будет задержек. Кроме того отключенный микрофон поможет предотвратить попадание в эфир непредвиденного шума от ваших домочадцев.
• Позаботьтесь о фоне: бардак на заднем плане, ваших близких в домашней одежде или отражение в зеркале собеседникам лучше не видеть.
• Наденьте наушники, чтобы посторонние звуки не отвлекали вас.
• Если звук фонит, попробуйте сделать громкость тише и убрать от компьютера колонки, телефоны и другую подобную технику.

Очень трудно одновременно заниматься проведением видеоконференции или вебинара, решать технические проблемы и отвечать в чате. Поэтому важно привлечь второго ведущего или помощника в качестве модератора. Модератор виртуальных собраний должен знать, как выполнять следующие действия:

• Отключать микрофоны всех участников, а также переключать их из состояния «выключено» в состояние «включено» и обратно;
• Направлять участникам вопросы с помощью программных средств для совместной работы в среде Web;
• Считывать ответы и вопросы, полученные с использованием программных средств для совместной работы в среде Web;
• Передавать управление другому участнику и вновь брать на себя управление;
• Переходить к демонстрации другого окна.

По данным физиологов, наиболее эффективными являются совещания, длящиеся 30-40 минут, далее наступает усталость, утомление, снижение внимания. Поэтому если содержание совещания не укладывается в это время, необходимо делать перерывы.

Повысить качество работы можно путем переключения на какие-то активные формы деятельности: задавать вопросы, проводить опросы и приостанавливать презентацию для краткого сеанса «мозгового штурма». В конце совещания подведите итоги и поясните, что, кем и к какому сроку должно быть сделано.

И будьте здоровы!